Následující operace v mnohém souvisí s předchozím článkem o tvorbě tabulek. Také zde budeme propojovat obsah Excelu a Wordu.
Hromadnou korespondenci můžeme použít například při hromadném rozesílání dopisů, faktur, atp., kde by vypisovaní jednotlivých příjemců zabralo příliš mnoho času.
Zde je příklad fiktivní faktury s objdenávkou:
Rámeček vlevo, který snad všichni dokážeme vytvořit, obsahuje pevně stanovené informace. Rámeček vpravo je zajištěn hromadnou korespondencí.
Pokud klikneme na záložku Korespondence, objeví se nám další záložky, z nichž jedna obsahuje posuvník, stiskem tlačítek pro posun pak mění jednotlivé příjemce, tak, jak nám je předdefinoval Excel.
Jak toho dosáhnout:
Nejprve si vytvoříme tabulku v Excelu.
Nadepíšeme si řádky a sloupce, barevná úprava buněk je alternativní. Výsledek může vypadat nějak takto:
Nezaměňujte řádky za sloupce, Word by s tím neuměl pracovat.
Pokud máte hotovo, uložte soubor s tabulkou, ideálně do stejné složky jako soubor z Wordu, který obsahuje kýženou fakturu.
Nyní přejděte do Wordu, vytvořte si libovolnou fakturu. Např. podle vzoru výše.
- Klikněte na záložku Korespondence
- Vyberte si záložku "Vybrat příjemce" (krok 1) a zvolte možnost "Použít existující seznam" (krok 2)
- Najděte si na disku soubor z Excelu, ve kterém je tabulka s příjemci, vyberte list a klikněte na OK
- Klikněte na záložku "Vložit slučovací pole", vyskočí vám nabídka se jednotlivými sloupci, umístěte sloupce podle potřeby
- Pak už jen stačí kliknout na tlačítko "Náhled výsledků" (krok 3) a postupovat tak, jak to bylo zmíněno na začátku...
